Đối sánh trong giáo dục đại học (6): Đối sánh quy trình (process benchmarking)

3. Đối sánh quy trình (process benchmarking)

Nếu đối sánh trắc lượng là bước khởi đầu cần thiết cho quá trình tự cải tiến (hiểu mình là ai, đang chiếm vị trí như thế nào trong cộng đồng), đối sánh chẩn đoán là bước trung gian quan trọng để biết những cái thiếu của mình so với điều mình mong muốn (hiểu mình cần có gì để có thể trở nên khá hơn), thì đối sánh quy trình chính là nghiên cứu biện pháp và vạch lộ trình để đưa một đơn vị về đến đích.

Trong bài viết với tựa đề là “Benchmarking theory – A framework for the business world as a context for its application in higher education” của Appleby (1999) mà chúng tôi đã có đề cập nhiều lần ở trên, phần viết về đối sánh quy trình là phần được tác giả đầu tư nhiều nhất: chiếm đến 4 trang trong bài viết dài gần 13 trang, trong khi cả 2 loại đối sánh còn lại cộng chung cũng chỉ dài chưa đến 2 trang.

Theo Appleby (1999:62-64) đối sánh quy trình tập trung vào việc tìm hiểu các quy trình hoạt động cốt lõi có ảnh hưởng quan trọng đến thành quả cuối cùng của một đơn vị. Đối với một trường đại học, thì các quy trình này có thể là tuyển sinh, tuyển giảng viên, thu học phí, ghi danh các môn học, lấy ý kiến phản hồi của sinh viên sau môn học, hoặc xét tư cách tốt nghiệp, cấp bằng vv. Đáng chú ý là trong phần mô tả về đối sánh quy trình trong hệ thống phân loại của mình, Appleby đã lồng hệ thống phân loại của Camp (1989) vào thành một hệ thống con của đối sánh quy trình, đồng thời bổ sung thêm một loại vào hệ thống của Camp để từ đó chia đối sánh quy trình thành những loại con như sau:

6.1. Đối sánh nội bộ (internal benchmarking): so sánh các quy trình giống nhau giữa các bộ phận có hoạt động tương tự trong cùng một đơn vị. Một ví dụ trong trường đại học có thể nêu là so sánh quy trình lấy ý kiến phản hồi của sinh viên sau môn học giữa các khoa khác nhau trong cùng một trường.

6.2. Đối sánh cạnh tranh (competitive benchmarking): nhằm xác định khoảng cách trong hoạt động-và-thành quả giữa đơn vị của mình và đối thủ trực tiếp. Ví dụ: xem thử chi phí bỏ ra và kết quả đạt được trong mỗi đợt tuyển sinh giữa trường mình và trường “đối thủ”.

6.3. Đối sánh chức năng (functional benchmarking): so sánh cách triển khai những quy trình hoạt động tương tự giữa các đơn vị trong cùng một lãnh vực hoạt động (không nhất thiết phải là đối thủ cạnh tranh).

6.4. Đối sánh tổng quát (generic benchmarking): nhằm xác định những cách làm mới mẻ và thành công của những đơn vị khác (không nhất thiết phải là dối thủ cạnh tranh) và tìm cách học hỏi để chuyển giao về cho đơn vị mình.

6.5. Đối sánh theo nhóm (group benchmarking): là đối sánh không chỉ do một đơn vị thực hiện, mà là một nhóm các đơn vị trong cùng một lãnh vực hoặc thuộc nhiều lãnh vực khác nhau nhưng có cùng mối quan tâm chung, cùng ngồi lại để thực hiện đối sánh và chia sẻ, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau.

Cần nói thêm một chút về “đối sánh theo nhóm”. Thật rõ ràng, đây là một cách làm hiệu quả vì một trong những điều kiện tiên quyết để thực hiện đối sánh thành công là có thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác. Nếu tất cả những người cần so sánh với nhau đều tự nguyện ngồi lại chia sẻ thông tin về chính mình để có thể nhận được thông tin từ người khác thì sẽ giảm được rất nhiều chi phí về thời gian và công sức để có thể tập trung vào những việc khác. Tất nhiên, đối sánh theo nhóm chỉ có thể thực hiện được trên nền tảng một nền văn hóa có tính minh bạch cao và truyền thống chia sẻ thông tin, thường thấy ở các nước có trình độ phát triển cao và đa số cũng chỉ ở khu vực phi lợi nhuận.

Rất may, trong lãnh vực giáo dục đại học ta có thể học hỏi được kinh nghiệm của một sáng kiến khá nổi tiếng là Câu lạc bộ đối sánh của CHEMS. CHEMS là từ viết tắt của cụm từ Commonwealth of Higher Education Management Service, tạm dịch: Cục Quản lý giáo dục đại học Khối thịnh vượng chung). Như tên gọi của “tổ chức” này đã nêu rõ, đây là một câu lạc bộ tức một tập hợp không chính thức và tự nguyện thành lập năm 1995 và bắt đầu hoạt động đầu năm 1996, với mục đích tập hợp những người cùng mối quan tâm trong giới quản lý đại học của các nước Commonwealth, cùng ngồi lại để chia sẻ những phương pháp thực hành tốt nhất trong quản lý trường đại học để giúp nhau tồn tại và tiến bộ trong thời đại có quá nhiều thay đổi lớn trong giáo dục đại học trên toàn thế giới. Thông tin thêm về Câu lạc bộ đối sánh (Benchmarking club) của CHEMS có thể tìm thấy rất đầy đủ và chi tiết trong tài liệu Benchmarking in Higher Education – A study conducted by the Commonwealth of Higher Education Service (UNESCO 1998).
(còn tiếp - bài dài quá, hic hic!!!!)
---
Tài liệu tham khảo riêng cho phần này (tốt quá, có bản mềm trên mạng, nhưng ... rất tiếc, nó bằng tiếng Anh!)
Benchmarking in Higher Education – A study conducted by the Commonwealth of Higher Education Service (UNESCO 1998). Ở đây.