Tài liệu về KPI (áp dụng trong công nghiệp và thương mại) (2)

Nguồn: http://nqcenter.wordpress.com/2010/11/06/f7-qu%E1%BA%A3n-ly-hi%E1%BB%87u-su%E1%BA%A5t/
-------
1. Quản lý hiệu suất là gì?

+ Thiết lập những mục tiêu, mục đích rõ ràng, có thể đo lường được.

+ Phân công trách nhiệm rõ ràng đối với các nhiệm vụ và quyết định.

+ Đối chiếu tình hình hoạt động với mục tiêu đề ra và đánh giá kết quả.

+ Đưa ra những ý kiến phản hồi mang tính tích cực, kịp thời đối với việc hoàn thành công việc.

+ Đưa ra những ý kiến phản hồi đúng đắn, khuyến khích hành động.

+ Có phương pháp quản lý hợp lý đối với mỗi cá nhân trong mỗi nhiệm vụ khác nhau.

Bảng phân cấp Năng lực

“Quản lý hiệu suất”

Cấp 1 Kiến thức/ kỹ năng cơ bản/ nền tảng
- Phát triển những mục tiêu có thể đo lường được với sự chấp thuận và chỉ dẫn cụ thể của cấp trên.

- Duy trì liên lạc với cấp trên của mình trong quá trình thực hiện và về những vấn đề nảy sinh.

- Làm việc độc lập và tham khảo những thông tin phản hồi và sự chỉ dẫn khi cần thiết.

- Chấp thuận và hành động dựa trên thông tin phản hồi và sự chỉ dẫn từ cấp trên và những người khác.

- Chuẩn bị kỹ lưỡng cho cuộc nói chuyện trực tiếp với cấp trên của mình.

Cấp 2 Kiến thức/ Kỹ năng làm việc

- Phát triển những mục tiêu có thể đo lường được với chỉ dẫn khái quát của cấp trên.

- Phối hợp hành động của mình với đồng nghiệp.

- Tự mình điều khiển tiến trình làm việc riêng của bản thân và sử dụng những thông tin phản hồi để đưa ra những điều chỉnh hợp lý.

- Trao đổi thông tin phản hồi với đồng nghiệp một cách đúng lúc, tích cực và mang tính xây dựng.

Cấp 3 Kiến thức/ kỹ năng làm việc tốt

- Phát triển những mục tiêu có thể đo lường được với chỉ dẫn ở mức độ khái quát nhất của cấp trên.

- Phối hợp mục tiêu của nhóm với mục tiêu của các nhóm làm việc khác.

- Đảm bảo rằng những báo cáo trực tiếp có những mục tiêu rõ ràng.

- Duy trì việc báo cáo công việc thông qua việc gặp gỡ trực tiếp với cấp trên của mình.

- Thực hiện việc uỷ quyền một cách hiệu quả dựa trên năng lực và khối lượng công việc của nhân viên.

- Điều chỉnh mức độ chỉ dẫn và kiểm soát cho phù hợp với năng lực và tạo động cơ làm việc cho nhân viên của mình.

- Đưa ra những thông tin phản hồi mang tính định hướng mục tiêu và kịp thời, theo cách thức phù hợp để có thể cải thiện tình hình làm việc và nâng cao tinh thần cho nhân viên.

Cấp 4 Một chuyên viên giỏi

- Đảm bảo rằng những mục tiêu đề ra là phù hợp với chiến lược tổng thể của công ty.

- Thiết lập những ưu tiên và chỉ dẫn rõ ràng cho nhóm làm việc/ tập thể.

- Thiết lập và thực hiện việc lên kế hoạch, quản lý để hướng nỗ lực của tổ chức tới những mục tiêu đề ra.

- Thường xuyên báo cáo công việc thông qua việc gặp gỡ trực tiếp với cấp trên của mình.

Tuy nhiên nếu quá chú trọng vào việc quản lý hiệu suất, bạn có thể đưa ra quá nhiều chỉ dẫn và không thực hiện việc uỷ quyền; có thể bị rơi vào quản lý quá chi tiết; có thể trở thành độc đoán trong việc đưa ra những ưu tiên cho nhóm làm việc; có thể bỏ qua những ưu tiên của người khác quá nhanh và có thể lấn át cấp dưới bằng việc đưa ra những phản hồi không thích đáng.

2. Hướng dẫn thực hành – những điều cần thường xuyên suy ngẫm và thực hiện

+ Có thể không được tín nhiệm.

+ Dành quá nhiều thời gian vận động, lôi kéo cho mục đích riêng.

+ Có thể bị xem là gian giảo.

+ Nếu ai đó quan sát cách sử dụng thời gian của tôi, liệu họ có biết được những ưu tiên của chúng tôi không?

+ Lần cuối cùng tôi so sánh mục tiêu của tôi với mục tiêu của cấp trên của tôi để đảm bảo sự liên kết giữa chúng là khi nào?

+ Liệu thành viên trong nhóm của tôi có dành thời gian để tìm ra những gì họ mong muốn, kỳ vọng không?

+ Những thành viên trong nhóm của tôi có biết chúng tôi đang ở giai đoạn này trong tiến trình hướng tới việc hoàn thành dự án không?

+ Tôi có đủ thông tin để có thể kịp thời báo cáo cho cấp trên của tôi về tiến trình làm việc của nhóm tôi ngay bây giờ không?

+ Tôi có đưa ra quá nhiều hay quá ít chỉ dẫn cho mỗi nhân viên cấp dưới của mình không? Làm thế nào để tôi biết được điều đó? Kết quả của việc đó là gì?

+ Xác định những mục tiêu kinh doanh quan trọng của dự án. Xác định và hiểu được cần phải làm gì, bạn chịu trách nhiệm về những gì, kỳ vọng của bạn là gì, những mục tiêu cụ thể và chất lượng công việc đòi hỏi phải có.

+ Thiết lập những mục tiêu cụ thể cho bạn và những cột mốc quan trọng trong quá trình đạt tới mục tiêu đó. Thảo luận những vấn đề đó với cấp trên của bạn. So sánh kết quả bạn đạt được với những cột mốc và mục tiêu đề ra.

+ Tìm một nhà quản trị nổi tiếng về việc dẫn dắt nhóm của mình đạt được kết quả một cách có hiệu quả và hiệu suất cao nhất. Tìm hiểu về phương pháp làm việc của họ. Đâu là vấn đề quan trọng nhất cần tập trung vào, cách xác định những lĩnh vực có vấn đề và làm thế nào để đưa ra những thông tin phản hồi mang tính hành động. Hỏi các thành viên trong nhóm xem cấp trên của họ đạt được kết quả bằng cách nào.

+ Phỏng vấn thành viên của nhóm làm việc khác. Xác định những gì đang cản trở, những gì đang động viên, khuyến khích họ làm việc.

+ Xây dựng một phương pháp đo lường (đánh giá) việc hoàn thành mục tiêu cũng như những cột mốc quan trọng dựa trên sự nhất trí của các thành viên trong nhóm để chỉ ra những sự tiến bộ trong quá trình hướng tới việc hoàn thành mục tiêu. Thông báo việc hoàn thành những cột mốc quan trọng một cách rộng rãi để khuyến khích các thành viên nỗ lực đạt tới mục tiêu đề ra.

+ Quản lý các nhà thầu hoặc các sinh viên thực tập làm việc cho dự án của bạn. Thu thập ý kiến phản hồi từ cấp trên cũng như từ các nhà thầu và sinh viên thực tập về mức độ hiệu quả của bạn trong vai trò này.

+ Phụ trách một phần hoặc toàn bộ dự án. Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cho mỗi thành viên trong nhóm. Hỏi đồng nghiệp về mức độ hiệu quả của bạn trong việc sắp xếp, tổ chức công việc, đánh giá tình hình hoạt động và cách đưa ra chỉ dẫn cho người khác.

3. Chương trình đào tạo

3.1. Đào tạo trên lớp:

No Khóa đào tạo
1 Success Tools for Supervisors

2 Performance Appraisal

3.2. Đào tạo trực tuyến:

No Khóa đào tạo
1 The Climate for Performance

2 Dealing with Problem Performance

3 Preventing Problem Performance

4 Project Quality Control

5 Coaching for Performance

4.Tự nghiên cứu:

Đầu sách quan trọng cần nghiên cứu:

- PDI’s Successful Manager’s Handbook (Bản năm 1992 hoặc 1996)

http://www.personneldecisions.com/publications/smh_seventhedition.asp

Các tài liệu tham khảo khác:

- Productivity and Quality, Measurement As a Basic for Improvement/ Everett E. Adam, James C. Hershauer, William A. Ruch

- Productivity Strategies, Enhamcing Employee Job Performance/ R. Bruce McAfee, William Poffenberger

- Company Productivity, Measurement for Improvement/ Irving H. Siegel

- Quality Circles Master Guide, Increasing Productivity with People Power / Sud Ingle.

- Increasing Employee Productivity / Robert E. Sibson

- Paying for productivity: A look at the evidence / Edi.:A.S. Blinder

- Supervision, Key Link to Productivity / Leslie W. Rue, Lloyd L. Byars

- Planners on planning: Leading planners offer real-life lessons on what works, what doesn’t, and why/ Ed.: Bruce W. McClendon, Anthony James Catanese

- Organization Planning and Development / William F. Glueck

- Manufacturing Planning and Control Systems / Thomas E. Vollmann, William L. Berry, D. Clay Whyback

- Understanding management / Richard L. Daft, Dorothy Marcic

- Total quality management: guiding principles for application / Jack P. Pekar.

- Operations management: multimedia version / Roberta S. Russell, Bernard W. Taylor III

- Strategic management: formulation, implementation, and control / John A. Pearce II, Richard B. Robinson, Jr

- Operations management: contemporary concepts / Roger G. Schroeder

- Operations management for competitive advantage / Richard B. Chase, Nicholas J. Aquilano, F. Robert Jacobs

5. Chú ý

Nếu bạn quá chú trọng vào kỹ năng trên, có thể:

- Đưa ra những mục tiêu không thực tế.

- Có những kỳ vọng không thực tế về người khác.

- Đưa ra quá nhiều chỉ dẫn và không ủy quyền/ phân quyền khi thích hợp.

- Từ chối sự ưu tiên đối với những người khác quá nhanh.

Để tránh quá chú trọng vào kỹ năng trên, bạn hãy trả lời các câu hỏi sau:

- Khi tôi đưa ra ý kiến phản hồi, tôi có chú trọng vào những hành vi mang tính chỉ trích nhiều nhất không? Lượng chỉ dẫn như thế nào sẽ khuyến khích mỗi nhân viên cấp dưới của tôi bắt tay vào làm việc.
--------
Nguồn tài liệu về Quản trị chất lượng

https://nqcenter.wordpress.com/2007/12/06/quan-tri-chat-luong/