Entry này trích từ Chương 3 của báo cáo nghiệm thu đề tài, và cũng là một chương mà tôi cho là rất thú vị - ít ra là đối với chính tôi.
----------------
1 TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU KHẢ THI
Trước khi thực hiện lần đầu tiên một dự án (chính sách, chủ trương, quy định, đầu tư, quyết định …) quan trọng nào, chúng ta đều cần tiến hành một nghiên cứu khả thi. Nghiên cứu này đóng một vai trò rất quan trọng trong việc đánh giá độc lập một kế hoạch hoặc một đường hướng hoạt động dự kiến nào đó, đưa ra những phán đoán về các giả định có liên quan, những rủi ro và khả năng thành công của kế hoạch hoặc đường hướng hoạt động dự kiến ấy. Nghiên cứu khả thi xuất phát trong lĩnh vực kinh doanh nhằm tránh các quyết định sai lầm trong đầu tư, ngăn ngừa việc các doanh nghiệp nhắm vào các thị trường không có thật, và xác định các rủi ro và lỗi lầm thường gặp ngay cả trong những kế hoạch đầu tư hoặc kế hoạch chiến lược đã được xây dựng một cách kỹ lưỡng. Ngày nay nghiên cứu khả thi được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau đặc biệt trong các dự án giáo dục.
Nghiên cứu khả thi thuộc giai đoạn đầu tiên trong quá trình phát triển dự án. Trong nghiên cứu khả thi, tất cả các yếu tố, và các giả định, kịch bản thực tế được phối hợp cùng với nhau nhằm đưa ra một phương án khả thi nhất trong điều kiện thực tế cho phép của dự án. Nhờ vào nghiên cứu khả thi, ta có thể dự đoán và thay đổi các giả định cho phù hợp.
Nghiên cứu khả thi thông thường trong kinh tế gồm ba phần: phần nghiên cứu thị trường, phần kỹ thuật – phương pháp và phần tài chính. Ngày nay, nghiên cứu khả thi được dùng phổ biến trong các dự án vĩ mô trong giáo dục và công tác xã hội và nhiều khi được xem là công cụ duy nhất để đạt được các mục tiêu dự án (Novom M. L., 2007, trg 8). Tuy nhiên, cấu trúc của nghiên cứu khả thi khác nhau tùy thuộc theo tính chất và quy mô dự án. Nghiên cứu khả thi cung cấp câu trả lời cho nhiều mặt của dự án, trong khuôn khổ đề tài, chúng tôi quan tâm đến các loại khả thi sau:
• Khả thi về kỹ thuật: Sự đáp ứng về nguồn lực chuyên môn, kiến thức của các đơn vị để thực hiện đánh giá chất lượng? Các quy trình và thủ tục quản lý của trường đủ năng lực cho đánh giá chất lượng thành công không?
• Khả thi về thời gian: Đơn vị có đủ nguồn lực thời gian để chuẩn bị và thực hiện đánh giá không? Trong thời gian quy định (khoảng 01 năm theo quy trình AUN) thì có hoàn thành được không? Quy định về các mốc thời gian trong quá trình chuẩn bị có đáp ứng được không?
• Khả thi về vận hành: Các bên liên quan cảm thấy như thế nào về quá trình đánh giá? Các bên liên quan có hợp tác chặt chẽ và phối hợp ăn ý với nhau trong quá trình chuẩn bị và thực hiện đánh giá không? Các trở lực đến từ đâu và làm thế nào hóa giải?
• Khả thi về kinh tế: Chi phí tối thiểu để chuẩn bị và thực hiện đánh giá? Đơn vị có đủ nguồn lực tài chính để thực hiện không?
• Khả thi về văn hóa: Áp dụng bộ tiêu chuẩn AUN sẽ ảnh hưởng thế nào đến văn hóa đảm bảo chất lượng của đơn vị?
Nghiên cứu khả thi mang lại nhiều lợi ích cho dự án. Đây là một phép thử đầu tiên để chọn lọc các yếu tố chủ chốt ảnh hưởng đến dự án trong quá trình triển khai sau này. Những bài học kinh nghiệm, và thông tin mà nghiên cứu khả thi cung cấp cho dự án là vô cùng quý giá mà không kỹ thuật nghiên cứu nào khác có thể cung cấp, ví dụ: về nguồn nhân lực, về thời gian tiến hành, về các yếu tố khách quan, vv. Thông qua việc thử nghiệm các giả định, nghiên cứu khả năng giúp giảm thiểu rủi ro dự án trước khi ban hành dự án trên diện rộng. Đây chính là cơ hội để phổ biến dự án rộng rãi cho những cá nhân, tổ chức có liên quan. Sau khi nghiên cứu khả thi kết thúc, một số lượng không nhỏ cá nhân, tổ chức đều nắm thông tin và có một hiểu biết nhất định và dự án. Đó chính là tiền đề phản ánh mức độ sẵn sàng của yếu tố con người đối với dự án được triển khai sau này.
Cần chú ý rằng khi nói đến nghiên cứu khả thi không phải là một phương pháp nghiên cứu riêng biệt. Tên gọi của loại hình nghiên cứu này nhấn mạnh mục đích của việc sử dụng kết quả nghiên cứu, còn việc vận dụng phương pháp hoặc kỹ thuật nghiên cứu nào sẽ do yêu cầu của từng dự án nghiên cứu cụ thể. Nghiên cứu khả thi kết hợp nhiều bộ phận, thành phần, yếu tố của một dự án nên kết quả thu được mang nhiều ý nghĩa khác nhau cho các bên có liên quan. Vì thế một nghiên cứu khả thi tốt cần được thiết kế sao cho tất cả các bên có liên quan đều cảm thấy sẽ được học hỏi một kinh nghiệm mới, sẽ chứng minh để củng cố hoặc bác bỏ một giả định nào đó.
Vài điều cần lưu ý về nghiên cứu khả thi, theo tài liệu của United States Department of Agriculture (2000):
• Nghiên cứu khả thi không phải là một dạng mô phỏng thực tế, được tiến hành trong phòng thí nghiệm để kiểm tra một hệ thống hay quy trình. Ngược lại, hệ thống, quy trình đó phải được tiến hành một cách cụ thể và toàn diện trên thực tế.
• Nghiên cứu khả thi không đưa ra ý tưởng hay kết luận gì mới cho dự án như một nghiên cứu khoa học. Trái lại, dự án phải đưa ra hệ thống ý tưởng, quy trình rõ ràng chặt chẽ trước khi tiến hành nghiên cứu khả thi. Các giả định càng sát thực thì nghiên cứu khả thi càng có giá trị tham khảo, ứng dụng.
• Nghiên cứu khả thi không nhằm chứng minh hay bảo chứng về mức độ thành công của dự án. Ngược lại, nghiên cứu khả thi phải được tiến hành khách quan, đưa ra những kết luận có thể tích cực hoặc tiêu cực về dự án để ban chủ nhiệm dự án ra quyết định tốt hơn.
• Kết quả của nghiên cứu khả thi tự thân không quyết định được độ thành bại của dự án. Nó chỉ phân tích các giả định và cho ta quan sát sự vận động, tương hỗ của các giả định trong quá trình tiến hành từ đó thấy được kết quả biến động thế nào nếu điều chỉnh các giả định từ đó giúp ban chủ nhiệm dự án ra quyết định tốt hơn nếu như dự án tiếp tục. Xét tính chất này, dù kết quả nghiên cứu khả thi có thành hay bại thì đóng góp của nó đối với dự án là quan trọng như nhau. Thậm chí, nghiên cứu khả thi cho ra kết quả không như dự đoán còn mang nhiều bài học kinh nghiệm quý báu hơn cho dự án sau này.
2 QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU KHẢ THI
Tất cả các nghiên cứu khả thi trải qua bốn giai đoạn: xác định mục đích nghiên cứu, xác định tính chất của nhóm đối tượng nghiên cứu, quyết định của ban chủ nhiệm dự án và quyết định liên quan tới nghiên cứu khả thi.
2.1 Xác định mục đích nghiên cứu
Các thành viên trong nhóm dự án phải hiểu mục đích của toàn bộ dự án. Trước khi nghiên cứu khả thi phải có một dự án rõ ràng, hoàn chỉnh với các mục đích, mục tiêu hướng tới rõ ràng và có thể đo lường được.
2.2 Xác định tính chất của nhóm đối tượng nghiên cứu
Kích cỡ nhóm đối tượng nghiên cứu mang ý nghĩa quan trọng, nhưng tính chất của nhóm đối tượng nghiên cứu quyết định và ảnh hưởng lớn đến kết quả của nghiên cứu khả thi. Một nhóm nhỏ đối tượng có quyết tâm cao và có năng lực thực hiện tốt dự án thì xác suất thành công sẽ cao hơn một nhóm lớn nhưng không hào hứng tham gia. Ta có thể biết được tính chất của nhóm đối tượng nghiên cứu qua sự hiện diện của họ trong các cuộc họp lên kế hoạch tổ chức, qua khảo sát, và thái độ làm việc và tiếp nhận thông tin.
Trong quá trình tiến hành nghiên cứu khả thi, nhóm đối tượng nghiên cứu rất cần hỗ trợ bên ngoài của chuyên gia để hướng dẫn họ đi đúng hướng và giúp tiên liệu được các bước cần thiết tiếp theo trong sự biến động đa dạng trên thực tế. Tuy nhiên, các vị chuyên gia này không đóng vai trò quyết định, vì nghiên cứu khả thi được tiến hành vì lợi ích của chính nhóm nghiên cứu, nên chính họ phải đưa ra quyết định cuối cùng.
2.3 Ban chủ nhiệm dự án lên kế hoạch
Ban chủ nhiệm dự án quyết định cấu trúc và các bước của nghiên cứu khả thi. Người lãnh đạo của nhóm dự án phải có kiến thức sâu rộng về phạm vi nghiên cứu của dự án, thực sự quan tâm tới dự án vì lợi ích chung. Ban chủ nhiệm dự án phải liên kết được tất cả các bên liên quan để họ đều được biết và tham gia dự án. Một ban điều phối có thể được thành lập để giám sát, theo dõi quá trình tiến hành nghiên cứu khả thi. Trước khi ra quyết định, ban chủ nhiệm dự án cần trả lời những câu hỏi sau:
• Nếu quyết định này trong tương lai bị chứng minh là sai thì sẽ ra sao?
• Nếu như không thể quyết định được thì sẽ ra sao?
Một vài lưu ý khi ban chủ nhiệm ra quyết định:
• Đế dự án tiến triển, không cần đạt đồng thuận tối đa.
• Không ra quyết định dựa trên cảm tính và nhận định chủ quan, phiến diện.
• Ý kiến của dù chỉ vài thành viên đáng tin cậy và có chuyên môn, thực lực quan trọng hơn tham khảo ý kiến một số đông người còn mù mờ về dự án.
• Tránh hứa hẹn; cần đặt kỳ vọng dựa trên tình hình thực tế
• Chỉ đưa ra một quyết định cuối cùng. Tránh né, hay trì hoãn ra quyết định suy cho cùng cũng là một quyết định và sẽ dẫn đến một kết quả nào đó. Trì hoãn càng lâu thì càng có thêm thông tin để quyết định nhưng cũng tiêu tốn thời gian, công sức tiền bạc và con người; vì vậy cần cần nhắc các yếu tố này trong lúc ra quyết định.
2.4 Quyết định tiến hành nghiên cứu khả thi
Đầu tiên, cần thận trọng cân nhắc xem liệu có cần một nghiên cứu khả thi dựa trên những điều kiện ( vốn không phải lúc nào cũng sẵn sàng hay luôn luôn được cung cấp) đã có hay không, ví dụ, yếu tố thời gian không cho phép tiến hành nghiên cứu khả khi chẳng hạn. Hoặc giả các nguồn lực mà ban chủ nhiệm đề tài mạnh và nhiều đủ để đảm bảo thành công tất nhiên của dự án mà không cần tính toán đến rủi ro, khi đó nghiên cứu khả thi là thừa và mất thời gian.
Trước khi tiến hành nghiên cứu khả thi, ban chủ nhiệm đề tài cần tính đến nhiều phương án khác nhau cho nghiên cứu này.
Khi rà soát tất cả các giả định trước khi tiến hành nghiên cứu khả thi, ít nhất phải trả lời được 4 câu hỏi:
1. Mục đích của nghiên cứu khả thi này là gì?
2. Nhóm đối tượng tham gia có thể gồm những thành phần nào, sản phẩm tạo ra là gì, khối lượng sản phẩm như thế nào?
3. Các trở ngại có thể gặp phải là gì, làm sao để ngăn chặn, giảm thiểu tác hại?
4. Dự án cần những yếu tố nào, tình trạng các yếu tố đó ra sao?
2.5 Xác định đơn vị tiến hành nghiên cứu khả thi
Các chuyên gia tư vấn thường được sử dụng trong lúc tiến hành nghiên cứu khả thi để họ có thể đưa ra đánh giá độc lập và khách quan. Chất lượng của chuyên gia tư vấn ảnh hưởng đến định hướng và chất lượng của dự án rất nhiều. Một dự án triển khai trong nghiên cứu khả thi có thể mời nhiều tư vấn chuyên trách những mảng, khía cạnh khác nhau. Nhiều chuyên gia tư vấn còn góp phần giảm bớt sự lệ thuộc vào một người, tăng thêm tính khách quan.
Chọn chuyên gia tư vấn không chưa đủ, ban điều phối chương trình phải cử người làm việc sát sao với chuyên gia để bảo đảm nghiên cứu khả thi được triển khai theo đúng ý tưởng của ban chủ nhiệm đề tài.
2.6 Sau khi nghiên cứu khả thi
Sau khi tiến hành nghiên cứu khả thi, chuyên gia tư vấn thường viết báo cáo nghiên cứu trong đó nhấn mạnh kết quả và đề xuất. Ban chủ nhiệm đề tài ra quyết định công nhận hay bác bỏ các kết luận và đề xuất này. Quyết định này tuyệt nhiên không bị ảnh hưởng bởi kết quả của nghiên cứu khả thi. Ví dụ, nghiên cứu khả thi không nên được công nhận chỉ vì kết quả tìm được là tích cực (ngầm chỉ dự án có thể được tiến hành hoàn toàn suôn sẻ).
Một khi nghiên cứu khả thi được công nhận kết quả, ban chủ nhiệm đề tài tiến tới sửa đổi và triển khai dự án trên thực tế. Tới giai đoạn này, ta thực sự phải lựa và tìm ra phương án tối ưu để tiến hành kế hoạch. Chính kinh nghiệm đúc kết trong nghiên cứu khả thi sẽ hỗ trợ ta rất nhiều trong giai đoạn triển khai dự án này. Lưu ý rằng, nghiên cứu khả thi cho kết quả tích cực cũng không bảo đảm dự án thành công tuyệt đối trong thực tế nếu có các yếu tố sau:
• Tình hình thực tế có nhiều thay đổi sau khi nghiên cứu khả thi đã hoàn thành;
• Các giả định chủ chốt của nghiên cứu cho kết quả không tốt, hay quá khó thực hiện
• Thêm nhiều bên tham gia dự án
• Các yếu tố đầu vào (tài chính, khả năng, độ rủi ro,…) có biến động.
2.7 Tiểu kết
Nghiên cứu khả thi là một phép thử thực tế cho phép ban chủ nhiệm dự án/ đề tài nhận ra những vấn đề cốt lõi, chủ chốt, có thể ảnh hưởng đến tính khả thi của dự án (ở đây là việc áp dụng bộ tiêu chuẩn AUN-QA tại các trường ngoài công lập). Nghiên cứu khả thi được tiến hành như một kỹ thuật sau khi đã có kế hoạch dự án cụ thể và trước khi ban chủ nhiệm đề tài ra quyết định cuối cùng. Kết quả của nghiên cứu khả thi là bản đánh giá toàn điện các giả định của dự án, và các đề xuất điều chỉnh quy trình dự án. Kết quả của nghiên cứu khả thi không nhất thiết có liên quan đến sự thành công hay thất bại của dự án trong quá trình triển khai ở giai đoạn sau.
----------------
1 TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU KHẢ THI
Trước khi thực hiện lần đầu tiên một dự án (chính sách, chủ trương, quy định, đầu tư, quyết định …) quan trọng nào, chúng ta đều cần tiến hành một nghiên cứu khả thi. Nghiên cứu này đóng một vai trò rất quan trọng trong việc đánh giá độc lập một kế hoạch hoặc một đường hướng hoạt động dự kiến nào đó, đưa ra những phán đoán về các giả định có liên quan, những rủi ro và khả năng thành công của kế hoạch hoặc đường hướng hoạt động dự kiến ấy. Nghiên cứu khả thi xuất phát trong lĩnh vực kinh doanh nhằm tránh các quyết định sai lầm trong đầu tư, ngăn ngừa việc các doanh nghiệp nhắm vào các thị trường không có thật, và xác định các rủi ro và lỗi lầm thường gặp ngay cả trong những kế hoạch đầu tư hoặc kế hoạch chiến lược đã được xây dựng một cách kỹ lưỡng. Ngày nay nghiên cứu khả thi được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau đặc biệt trong các dự án giáo dục.
Nghiên cứu khả thi thuộc giai đoạn đầu tiên trong quá trình phát triển dự án. Trong nghiên cứu khả thi, tất cả các yếu tố, và các giả định, kịch bản thực tế được phối hợp cùng với nhau nhằm đưa ra một phương án khả thi nhất trong điều kiện thực tế cho phép của dự án. Nhờ vào nghiên cứu khả thi, ta có thể dự đoán và thay đổi các giả định cho phù hợp.
Nghiên cứu khả thi thông thường trong kinh tế gồm ba phần: phần nghiên cứu thị trường, phần kỹ thuật – phương pháp và phần tài chính. Ngày nay, nghiên cứu khả thi được dùng phổ biến trong các dự án vĩ mô trong giáo dục và công tác xã hội và nhiều khi được xem là công cụ duy nhất để đạt được các mục tiêu dự án (Novom M. L., 2007, trg 8). Tuy nhiên, cấu trúc của nghiên cứu khả thi khác nhau tùy thuộc theo tính chất và quy mô dự án. Nghiên cứu khả thi cung cấp câu trả lời cho nhiều mặt của dự án, trong khuôn khổ đề tài, chúng tôi quan tâm đến các loại khả thi sau:
• Khả thi về kỹ thuật: Sự đáp ứng về nguồn lực chuyên môn, kiến thức của các đơn vị để thực hiện đánh giá chất lượng? Các quy trình và thủ tục quản lý của trường đủ năng lực cho đánh giá chất lượng thành công không?
• Khả thi về thời gian: Đơn vị có đủ nguồn lực thời gian để chuẩn bị và thực hiện đánh giá không? Trong thời gian quy định (khoảng 01 năm theo quy trình AUN) thì có hoàn thành được không? Quy định về các mốc thời gian trong quá trình chuẩn bị có đáp ứng được không?
• Khả thi về vận hành: Các bên liên quan cảm thấy như thế nào về quá trình đánh giá? Các bên liên quan có hợp tác chặt chẽ và phối hợp ăn ý với nhau trong quá trình chuẩn bị và thực hiện đánh giá không? Các trở lực đến từ đâu và làm thế nào hóa giải?
• Khả thi về kinh tế: Chi phí tối thiểu để chuẩn bị và thực hiện đánh giá? Đơn vị có đủ nguồn lực tài chính để thực hiện không?
• Khả thi về văn hóa: Áp dụng bộ tiêu chuẩn AUN sẽ ảnh hưởng thế nào đến văn hóa đảm bảo chất lượng của đơn vị?
Nghiên cứu khả thi mang lại nhiều lợi ích cho dự án. Đây là một phép thử đầu tiên để chọn lọc các yếu tố chủ chốt ảnh hưởng đến dự án trong quá trình triển khai sau này. Những bài học kinh nghiệm, và thông tin mà nghiên cứu khả thi cung cấp cho dự án là vô cùng quý giá mà không kỹ thuật nghiên cứu nào khác có thể cung cấp, ví dụ: về nguồn nhân lực, về thời gian tiến hành, về các yếu tố khách quan, vv. Thông qua việc thử nghiệm các giả định, nghiên cứu khả năng giúp giảm thiểu rủi ro dự án trước khi ban hành dự án trên diện rộng. Đây chính là cơ hội để phổ biến dự án rộng rãi cho những cá nhân, tổ chức có liên quan. Sau khi nghiên cứu khả thi kết thúc, một số lượng không nhỏ cá nhân, tổ chức đều nắm thông tin và có một hiểu biết nhất định và dự án. Đó chính là tiền đề phản ánh mức độ sẵn sàng của yếu tố con người đối với dự án được triển khai sau này.
Cần chú ý rằng khi nói đến nghiên cứu khả thi không phải là một phương pháp nghiên cứu riêng biệt. Tên gọi của loại hình nghiên cứu này nhấn mạnh mục đích của việc sử dụng kết quả nghiên cứu, còn việc vận dụng phương pháp hoặc kỹ thuật nghiên cứu nào sẽ do yêu cầu của từng dự án nghiên cứu cụ thể. Nghiên cứu khả thi kết hợp nhiều bộ phận, thành phần, yếu tố của một dự án nên kết quả thu được mang nhiều ý nghĩa khác nhau cho các bên có liên quan. Vì thế một nghiên cứu khả thi tốt cần được thiết kế sao cho tất cả các bên có liên quan đều cảm thấy sẽ được học hỏi một kinh nghiệm mới, sẽ chứng minh để củng cố hoặc bác bỏ một giả định nào đó.
Vài điều cần lưu ý về nghiên cứu khả thi, theo tài liệu của United States Department of Agriculture (2000):
• Nghiên cứu khả thi không phải là một dạng mô phỏng thực tế, được tiến hành trong phòng thí nghiệm để kiểm tra một hệ thống hay quy trình. Ngược lại, hệ thống, quy trình đó phải được tiến hành một cách cụ thể và toàn diện trên thực tế.
• Nghiên cứu khả thi không đưa ra ý tưởng hay kết luận gì mới cho dự án như một nghiên cứu khoa học. Trái lại, dự án phải đưa ra hệ thống ý tưởng, quy trình rõ ràng chặt chẽ trước khi tiến hành nghiên cứu khả thi. Các giả định càng sát thực thì nghiên cứu khả thi càng có giá trị tham khảo, ứng dụng.
• Nghiên cứu khả thi không nhằm chứng minh hay bảo chứng về mức độ thành công của dự án. Ngược lại, nghiên cứu khả thi phải được tiến hành khách quan, đưa ra những kết luận có thể tích cực hoặc tiêu cực về dự án để ban chủ nhiệm dự án ra quyết định tốt hơn.
• Kết quả của nghiên cứu khả thi tự thân không quyết định được độ thành bại của dự án. Nó chỉ phân tích các giả định và cho ta quan sát sự vận động, tương hỗ của các giả định trong quá trình tiến hành từ đó thấy được kết quả biến động thế nào nếu điều chỉnh các giả định từ đó giúp ban chủ nhiệm dự án ra quyết định tốt hơn nếu như dự án tiếp tục. Xét tính chất này, dù kết quả nghiên cứu khả thi có thành hay bại thì đóng góp của nó đối với dự án là quan trọng như nhau. Thậm chí, nghiên cứu khả thi cho ra kết quả không như dự đoán còn mang nhiều bài học kinh nghiệm quý báu hơn cho dự án sau này.
2 QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU KHẢ THI
Tất cả các nghiên cứu khả thi trải qua bốn giai đoạn: xác định mục đích nghiên cứu, xác định tính chất của nhóm đối tượng nghiên cứu, quyết định của ban chủ nhiệm dự án và quyết định liên quan tới nghiên cứu khả thi.
2.1 Xác định mục đích nghiên cứu
Các thành viên trong nhóm dự án phải hiểu mục đích của toàn bộ dự án. Trước khi nghiên cứu khả thi phải có một dự án rõ ràng, hoàn chỉnh với các mục đích, mục tiêu hướng tới rõ ràng và có thể đo lường được.
2.2 Xác định tính chất của nhóm đối tượng nghiên cứu
Kích cỡ nhóm đối tượng nghiên cứu mang ý nghĩa quan trọng, nhưng tính chất của nhóm đối tượng nghiên cứu quyết định và ảnh hưởng lớn đến kết quả của nghiên cứu khả thi. Một nhóm nhỏ đối tượng có quyết tâm cao và có năng lực thực hiện tốt dự án thì xác suất thành công sẽ cao hơn một nhóm lớn nhưng không hào hứng tham gia. Ta có thể biết được tính chất của nhóm đối tượng nghiên cứu qua sự hiện diện của họ trong các cuộc họp lên kế hoạch tổ chức, qua khảo sát, và thái độ làm việc và tiếp nhận thông tin.
Trong quá trình tiến hành nghiên cứu khả thi, nhóm đối tượng nghiên cứu rất cần hỗ trợ bên ngoài của chuyên gia để hướng dẫn họ đi đúng hướng và giúp tiên liệu được các bước cần thiết tiếp theo trong sự biến động đa dạng trên thực tế. Tuy nhiên, các vị chuyên gia này không đóng vai trò quyết định, vì nghiên cứu khả thi được tiến hành vì lợi ích của chính nhóm nghiên cứu, nên chính họ phải đưa ra quyết định cuối cùng.
2.3 Ban chủ nhiệm dự án lên kế hoạch
Ban chủ nhiệm dự án quyết định cấu trúc và các bước của nghiên cứu khả thi. Người lãnh đạo của nhóm dự án phải có kiến thức sâu rộng về phạm vi nghiên cứu của dự án, thực sự quan tâm tới dự án vì lợi ích chung. Ban chủ nhiệm dự án phải liên kết được tất cả các bên liên quan để họ đều được biết và tham gia dự án. Một ban điều phối có thể được thành lập để giám sát, theo dõi quá trình tiến hành nghiên cứu khả thi. Trước khi ra quyết định, ban chủ nhiệm dự án cần trả lời những câu hỏi sau:
• Nếu quyết định này trong tương lai bị chứng minh là sai thì sẽ ra sao?
• Nếu như không thể quyết định được thì sẽ ra sao?
Một vài lưu ý khi ban chủ nhiệm ra quyết định:
• Đế dự án tiến triển, không cần đạt đồng thuận tối đa.
• Không ra quyết định dựa trên cảm tính và nhận định chủ quan, phiến diện.
• Ý kiến của dù chỉ vài thành viên đáng tin cậy và có chuyên môn, thực lực quan trọng hơn tham khảo ý kiến một số đông người còn mù mờ về dự án.
• Tránh hứa hẹn; cần đặt kỳ vọng dựa trên tình hình thực tế
• Chỉ đưa ra một quyết định cuối cùng. Tránh né, hay trì hoãn ra quyết định suy cho cùng cũng là một quyết định và sẽ dẫn đến một kết quả nào đó. Trì hoãn càng lâu thì càng có thêm thông tin để quyết định nhưng cũng tiêu tốn thời gian, công sức tiền bạc và con người; vì vậy cần cần nhắc các yếu tố này trong lúc ra quyết định.
2.4 Quyết định tiến hành nghiên cứu khả thi
Đầu tiên, cần thận trọng cân nhắc xem liệu có cần một nghiên cứu khả thi dựa trên những điều kiện ( vốn không phải lúc nào cũng sẵn sàng hay luôn luôn được cung cấp) đã có hay không, ví dụ, yếu tố thời gian không cho phép tiến hành nghiên cứu khả khi chẳng hạn. Hoặc giả các nguồn lực mà ban chủ nhiệm đề tài mạnh và nhiều đủ để đảm bảo thành công tất nhiên của dự án mà không cần tính toán đến rủi ro, khi đó nghiên cứu khả thi là thừa và mất thời gian.
Trước khi tiến hành nghiên cứu khả thi, ban chủ nhiệm đề tài cần tính đến nhiều phương án khác nhau cho nghiên cứu này.
Khi rà soát tất cả các giả định trước khi tiến hành nghiên cứu khả thi, ít nhất phải trả lời được 4 câu hỏi:
1. Mục đích của nghiên cứu khả thi này là gì?
2. Nhóm đối tượng tham gia có thể gồm những thành phần nào, sản phẩm tạo ra là gì, khối lượng sản phẩm như thế nào?
3. Các trở ngại có thể gặp phải là gì, làm sao để ngăn chặn, giảm thiểu tác hại?
4. Dự án cần những yếu tố nào, tình trạng các yếu tố đó ra sao?
2.5 Xác định đơn vị tiến hành nghiên cứu khả thi
Các chuyên gia tư vấn thường được sử dụng trong lúc tiến hành nghiên cứu khả thi để họ có thể đưa ra đánh giá độc lập và khách quan. Chất lượng của chuyên gia tư vấn ảnh hưởng đến định hướng và chất lượng của dự án rất nhiều. Một dự án triển khai trong nghiên cứu khả thi có thể mời nhiều tư vấn chuyên trách những mảng, khía cạnh khác nhau. Nhiều chuyên gia tư vấn còn góp phần giảm bớt sự lệ thuộc vào một người, tăng thêm tính khách quan.
Chọn chuyên gia tư vấn không chưa đủ, ban điều phối chương trình phải cử người làm việc sát sao với chuyên gia để bảo đảm nghiên cứu khả thi được triển khai theo đúng ý tưởng của ban chủ nhiệm đề tài.
2.6 Sau khi nghiên cứu khả thi
Sau khi tiến hành nghiên cứu khả thi, chuyên gia tư vấn thường viết báo cáo nghiên cứu trong đó nhấn mạnh kết quả và đề xuất. Ban chủ nhiệm đề tài ra quyết định công nhận hay bác bỏ các kết luận và đề xuất này. Quyết định này tuyệt nhiên không bị ảnh hưởng bởi kết quả của nghiên cứu khả thi. Ví dụ, nghiên cứu khả thi không nên được công nhận chỉ vì kết quả tìm được là tích cực (ngầm chỉ dự án có thể được tiến hành hoàn toàn suôn sẻ).
Một khi nghiên cứu khả thi được công nhận kết quả, ban chủ nhiệm đề tài tiến tới sửa đổi và triển khai dự án trên thực tế. Tới giai đoạn này, ta thực sự phải lựa và tìm ra phương án tối ưu để tiến hành kế hoạch. Chính kinh nghiệm đúc kết trong nghiên cứu khả thi sẽ hỗ trợ ta rất nhiều trong giai đoạn triển khai dự án này. Lưu ý rằng, nghiên cứu khả thi cho kết quả tích cực cũng không bảo đảm dự án thành công tuyệt đối trong thực tế nếu có các yếu tố sau:
• Tình hình thực tế có nhiều thay đổi sau khi nghiên cứu khả thi đã hoàn thành;
• Các giả định chủ chốt của nghiên cứu cho kết quả không tốt, hay quá khó thực hiện
• Thêm nhiều bên tham gia dự án
• Các yếu tố đầu vào (tài chính, khả năng, độ rủi ro,…) có biến động.
2.7 Tiểu kết
Nghiên cứu khả thi là một phép thử thực tế cho phép ban chủ nhiệm dự án/ đề tài nhận ra những vấn đề cốt lõi, chủ chốt, có thể ảnh hưởng đến tính khả thi của dự án (ở đây là việc áp dụng bộ tiêu chuẩn AUN-QA tại các trường ngoài công lập). Nghiên cứu khả thi được tiến hành như một kỹ thuật sau khi đã có kế hoạch dự án cụ thể và trước khi ban chủ nhiệm đề tài ra quyết định cuối cùng. Kết quả của nghiên cứu khả thi là bản đánh giá toàn điện các giả định của dự án, và các đề xuất điều chỉnh quy trình dự án. Kết quả của nghiên cứu khả thi không nhất thiết có liên quan đến sự thành công hay thất bại của dự án trong quá trình triển khai ở giai đoạn sau.
No comments:
Post a Comment